Des Chenaux utilisera moins de papier

«De plus en plus de MRC au Québec utilisent un système sans papier. L’an dernier, nos dix maires se sont questionnés sur l’utilité que pourrait avoir l’informatique dans les assemblées du conseil. On s’est donc informé auprès de MRC ayant adopté ce système, et on a choisi de leur emboîter le pas», explique Pierre St-Onge, directeur général de la MRC.

La MRC des Chenaux vient d’acquérir le matériel nécessaire à la mise en place de cette toute nouvelle méthode de travail. Des ordinateurs, des logiciels et des routeurs sans fils ont été achetés pour chacun des maires, qui pourront ainsi avoir accès aux ordres du jour, aux avis de convocation, aux procès-verbaux et à toute autre information pertinente à partir de leur domicile. Un montant de 25 000$ a été investi dans ce projet.

Évidemment, avant d’adopter officiellement ce mode de fonctionnement, les maires recevront une formation appropriée sur les logiciels qui seront utilisés. Quelques «pratiques générales» seront également réalisées afin que les maires se familiarisent avec la procédure. Une première pourrait être faite dès la prochaine assemblée, le 18 mars.

C’est Pierre St-Onge qui a élaboré toute la procédure au cours des derniers mois. Il l’enseignera à ses collègues afin qu’ils soient en mesure de l’appliquer par eux-mêmes. «Je pense que c’est au point. D’ailleurs, lors de l’assemblée de février, plusieurs maires ont reçu leur convocation et l’ordre du jour par courrier électronique. Ils ont été très satisfaits, puisqu’ils avaient déjà accès à des documents via des hyperliens insérés dans l’ordre du jour, ce qui représente en tout 75 pages de matériel. Ça les a aidés dans leur préparation de l’assemblée», estime le dg.

Selon lui, la préparation du conseil des maires sera beaucoup plus rapide à l’avenir. «Auparavant, il fallait effectuer des photocopies de tous les documents qui allaient faire l’objet de discussions. On avait même pris l’habitude d’en faire de différentes couleurs pour que les maires puissent s’y retrouver facilement! Maintenant, ce ne sera plus nécessaire, et on n’aura plus besoin d’attendre après la poste puisque toute la documentation sera acheminée par courriel.»

Notons par ailleurs que les documents originaux continueront à être archivés dans leur format papier. Quant aux copies numérisées, les maires pourront les classer et les conserver dans leur ordinateur pour s’y référer au besoin.

Certains détails demeurent à peaufiner. Dès que ce sera fait, la mise en place de ce nouveau «conseil sans papier» aura été bouclée.



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