Conservation de documents : 5 conseils pour vous simplifier la vie

L’archivage de vos documents peut être décourageant, d’autant plus qu’il peut souvent être difficile d’établir un point de départ précis. Si vous avez négligé l’archivage de vos documents, la paperasse peut s’accumuler rapidement. Que vous travailliez dans une grande ou une petite entreprise, vous pourriez vous retrouver avec une tâche monumentale. Voici 5 conseils pour vous simplifier la vie quand il est question de conservation de documents.

Faites le tri dans vos documents

Avant de pouvoir commencer à ranger vos documents, vous devez considérer lesquels vous devez conserver, ceux qui peuvent être numérisés et ceux qui doivent être jetés. Vous perdrez un espace de stockage précieux en déposant simplement tous les documents dans une boîte sans prendre en considération si le fichier est encore utile.

Vous devriez considérer recycler les documents que vous n’avez pas besoin de conserver, en les confiant à une entreprise qui offre le service de déchiquetage.

Numérisez vos documents

Vous voudrez peut-être conserver certains documents même si ce n’est pas légalement requis. Il est préférable alors de les numériser de manière à ce qu’ils prennent moins d’espace de stockage, et cela vous permettra également d’y avoir toujours accès lorsque vous en avez besoin. Pour ce faire, il peut être préférable d’embaucher une entreprise qui offre le service d’archivage de documents.

Entreposez vos documents dans des boîtes identifiées

Tout d’abord, vous devez vous assurer que vos boîtes sont durables. Des boîtes faibles avec des dossiers lourds ne seront évidemment pas votre meilleur choix. Vous devez également étiqueter vos dossiers et boîtes. Inscrivez-les ensuite dans une base de données pour vous aider à vous y retrouver. Chaque boîte doit avoir un numéro différent et la base de données vous permettra de vous savoir dans quelle boîte se trouve un fichier en particulier.

Choisissez un emplacement pratique

Vous devez garder vos dossiers dans un emplacement pratique, près de votre bureau de sorte que s’ils sont nécessaires, vous pouvez les trouver rapidement. Lors du démarrage d’une petite entreprise, une salle de stockage sur site convient souvent à vos besoins initiaux. Considérez également une solution hors site, si vous pensez que vous allez rapidement avoir besoin de plus d’espace, ou si vous pensez que vos locaux pourraient être utilisés plus efficacement.

Assurez-vous que, où que vous choisissiez de stocker vos documents, ils soient facilement accessibles. Le système d’étiquetage des boîtes doit les rendre faciles à trouver si elles sont stockées sur place. Sinon, si vous externalisez vos solutions d’archivage de documents, assurez-vous de pouvoir visualiser vos documents sur une plate-forme en ligne.

Sachez combien de temps vous devez conserver chaque document

Il est utile de savoir combien de temps vous devez conserver vos documents afin que vous puissiez définir à quel moment ils peuvent être détruits de manière sécuritaire. En effet, certains documents légaux doivent être conservés un certain nombre d’années avant de pouvoir être détruits. Il s’agit d’une pratique essentielle pour réduire l’accumulation des archives au fil du temps.